eFTI od 2027 roku – jak zmieni kontrolę dokumentów kierowcy w transporcie drogowym?

Od 9 lipca 2027 roku kontrola dokumentacji przewozowej w Unii Europejskiej ma działać według nowych zasad. Jeżeli przewoźnik zdecyduje się przekazywać wymagane informacje w standardzie eFTI, organ kontrolny nie będzie mógł żądać papierowego odpowiednika tylko dlatego, że jego własna procedura nadal opiera się na segregatorze i wydrukach. Dane udostępnione prawidłowo przez certyfikowaną platformę eFTI trzeba będzie zaakceptować w formie elektronicznej.

Nie oznacza to jednak, że od tej daty kierowca pozbędzie się wszystkich dokumentów z kabiny. eFTI dotyczy informacji regulacyjnych związanych z przewozem towarów, a nie całej dokumentacji kierowcy, pojazdu i przedsiębiorstwa. Prawo jazdy, kwalifikacje zawodowe, karta kierowcy czy dane z tachografu funkcjonują w innych reżimach prawnych. Największa zmiana nastąpi tam, gdzie dzisiaj podczas kontroli trzeba udowodnić, co jest przewożone, na jakiej podstawie, między jakimi miejscami i w jakim rodzaju operacji transportowej.

9 lipca 2027 roku nie oznacza obowiązkowego końca papieru

Podstawą systemu jest rozporządzenie (UE) 2020/1056 w sprawie elektronicznych informacji dotyczących transportu towarowego, czyli eFTI. Najczęściej powtarzany błąd polega na przedstawianiu 9 lipca 2027 roku jako daty obowiązkowego przejścia wszystkich przewoźników na elektroniczne dokumenty.

Takiego generalnego obowiązku nie ma.

Od 9 lipca 2027 r. właściwe organy państw członkowskich będą musiały przyjmować informacje regulacyjne przekazywane elektronicznie zgodnie z eFTI. Przewoźnik nadal będzie mógł korzystać z dokumentacji papierowej, jeżeli wybierze taki sposób wykazywania zgodności z przepisami. Jeżeli jednak wybierze eFTI, elektroniczne dane muszą pochodzić z certyfikowanej platformy eFTI, a nie z dowolnej aplikacji, dysku w chmurze czy załącznika PDF wysłanego kierowcy przez dyspozytora.

To istotna różnica. Zeskanowany CMR zapisany w telefonie nie staje się przez sam fakt digitalizacji informacją eFTI.

System został zbudowany wokół ustrukturyzowanych danych, które mogą zostać odczytane i przetworzone przez system informatyczny organu. W zakresie transportu drogowego obejmuje to między innymi informacje powiązane z wymaganiami dotyczącymi:

• przewozu drogowego rzeczy i dokumentacji przewozowej,
• danych wymaganych przy kabotażu,
• transportu kombinowanego,
• dokumentacji związanej z ADR, w szczególności z wymaganiami rozdziału 5.4 ADR,
• określonych przewozów i przemieszczania odpadów,
• krajowych wymogów informacyjnych włączonych do zakresu eFTI.

W przypadku Polski załącznik do unijnych przepisów odwołuje się między innymi do konkretnych obowiązków wynikających z ustawy o transporcie drogowym, Prawa przewozowego, wymagań związanych z CMR, kabotażem, transportem odpadów i przewozem towarów niebezpiecznych.

Tu pojawia się kolejna pułapka: eFTI i e-CMR to nie jest to samo. System eFTI służy przede wszystkim przekazywaniu organom wymaganych prawem informacji regulacyjnych. Może wykorzystywać dane pokrywające się z danymi listu przewozowego, ale samo użycie eFTI nie oznacza automatycznie zastąpienia każdego CMR elektronicznym listem przewozowym we wszystkich relacjach prawnych i handlowych.

Tak samo eFTI nie zastępuje:

• prawa jazdy kierowcy,
• dokumentów potwierdzających jego kwalifikacje zawodowe,
• karty kierowcy,
• zapisów i danych wymaganych na podstawie przepisów dotyczących tachografów,
• wszystkich zezwoleń, licencji i wypisów, jeśli obowiązek ich posiadania lub okazywania wynika z odrębnych przepisów.

Dlatego przed wdrożeniem trzeba podzielić dokumentację firmy na dwie grupy: dane objęte eFTI oraz dokumenty pozostające poza tym systemem. Próba wrzucenia wszystkiego do jednego „elektronicznego segregatora” jest prostą drogą do chaosu przy pierwszej kontroli zagranicznej.

Kontrola drogowa zmieni się w kontrolę dostępu do danych

W modelu eFTI kierowca nie powinien szukać przez pięć minut właściwego pliku PDF między wiadomościami na WhatsAppie. Podstawowym elementem kontroli będzie unikalny elektroniczny link identyfikacyjny – UIL, który pozwala wskazać dane dotyczące konkretnej operacji transportowej.

Link może zostać przekazany funkcjonariuszowi w formie możliwej do automatycznego odczytania, między innymi jako kod QR albo kod kreskowy. Może być:

• wyświetlony na telefonie lub tablecie,
• przedstawiony na urządzeniu używanym w pojeździe,
• wydrukowany na papierze,
• w określonych przypadkach przekazany innym kanałem zaakceptowanym przez organ.

To ostatnie nie powinno być podstawową procedurą kierowcy. Wysłanie identyfikatora e-mailem lub komunikatorem podczas kontroli fizycznej ma charakter rozwiązania dodatkowego i zależy od tego, czy dany organ dopuści taki sposób komunikacji.

Po zeskanowaniu identyfikatora funkcjonariusz nie łączy się bezpośrednio z prywatnym TMS-em przewoźnika. Żądanie przechodzi przez infrastrukturę administracji, w której występują między innymi Authority Access Point oraz eFTI Gate. System sprawdza uprawnienia kontrolującego, identyfikuje właściwą platformę eFTI i pobiera dane, do których organ ma prawo dostępu.

To ważne również z punktu widzenia tajemnicy handlowej. eFTI nie jest systemem, w którym przedsiębiorca stale przesyła administracji całą bazę swoich zleceń. Organ ma otrzymać dane odpowiadające konkretnemu zakresowi żądania kontrolnego, a komunikacja odbywa się przez uwierzytelnione połączenia.

Jeżeli funkcjonariusz zażąda danych w formie czytelnej dla człowieka, przedsiębiorca korzystający z eFTI musi umożliwić ich pokazanie na ekranie urządzenia elektronicznego podczas kontroli. W praktyce oznacza to, że kierowca nie musi koniecznie mieć specjalnej aplikacji eFTI określonego producenta, ale musi mieć działający sposób dostępu do danych lub ich czytelnej reprezentacji.

Najbardziej przyziemny problem pojawi się wtedy, gdy kierowca ma wszystko „w systemie”, ale:

• telefon jest rozładowany,
• nie pamięta kodu dostępu,
• aplikacja wymaga ponownego uwierzytelnienia,
• nie ma przypisanego uprawnienia do konkretnej przesyłki,
• dyspozytor utworzył przewóz, ale nie wygenerował właściwego UIL,
• kierowca dostał identyfikator poprzedniego zlecenia,
• platforma albo połączenie sieciowe przestaje odpowiadać.

To nie są drobiazgi. W transporcie proces, który działa w biurze na światłowodzie, potrafi rozsypać się o drugiej w nocy na parkingu przy autostradzie.

Unijne procedury przewidują nawet techniczną obsługę przypadku, w którym eFTI Gate lub platforma potwierdzi odebranie żądania, ale w ciągu 60 sekund nie zwróci wymaganej odpowiedzi. System może wtedy wygenerować komunikat „no response”. Nie oznacza to jednak, że kontrola drogowa ma ustawowy limit jednej minuty. Jest to parametr obsługi wymiany danych, a nie gwarancja zakończenia czynności kontrolnych.

Praktyczny standard powinien więc obejmować awaryjny dostęp do UIL. Dobrą metodą jest możliwość pokazania kodu na urządzeniu oraz posiadanie tego samego identyfikatora w formie wydruku. Papier z kodem QR nie oznacza cofnięcia się do tradycyjnej dokumentacji. Jest po prostu zapasowym nośnikiem klucza prowadzącego do danych elektronicznych.

System zostawia też znacznie wyraźniejszy ślad niż tradycyjne oglądanie dokumentów. Żądania dostępu, odpowiedzi i część operacji są rejestrowane. Po stronie infrastruktury administracji przewidziano przechowywanie określonych logów co najmniej przez dwa lata, chyba że właściwe przepisy krajowe wymagają dłuższego okresu. Platformy mają również umożliwiać przedsiębiorcom otrzymywanie informacji o żądaniach dostępu do ich danych.

Dla firmy transportowej to duża zaleta przy sporze o przebieg kontroli. Jednocześnie znika wygodna wymówka „nie wiadomo, kto to otwierał i kiedy”.

Przewoźnik powinien przygotować procedurę, a dopiero potem kupować system

Najgorszy sposób przygotowania się do eFTI to kupienie pierwszego produktu oznaczonego w reklamie jako „eFTI ready” i uznanie projektu za zakończony.

Na 21 września 2026 roku system prawny i techniczny nadal jest przed ostatecznym terminem wdrożenia. Komisja Europejska przewiduje przyjęcie pozostałych szczegółowych regulacji dotyczących między innymi systemów, usług oraz certyfikacji do grudnia 2026 r. W Polsce Minister Infrastruktury 31 lipca 2026 r. powołał zespół do spraw przygotowania podstaw systemu eFTI; zarządzenie weszło w życie 1 sierpnia 2026 r.

Data 9 lipca 2027 r. pozostaje jednak punktem, od którego organy państw członkowskich mają być gotowe do przyjmowania prawidłowo przekazywanych danych eFTI.

Dlatego przewoźnik powinien przygotowywać wdrożenie w tej kolejności.

Po pierwsze: zinwentaryzować dokumenty wymagane przy poszczególnych typach przewozów. Inny pakiet będzie potrzebny przy zwykłym przewozie krajowym, inny przy kabotażu, jeszcze inny przy ADR lub przewozie odpadów. Firma powinna wiedzieć, które informacje mogą przejść do eFTI, a których nadal będzie wymagać odrębna procedura.

Po drugie: sprawdzić źródło danych. Jeżeli spedytor wpisuje numer rejestracyjny w TMS, kierowca ręcznie przepisuje go do aplikacji, a dział rozliczeń tworzy trzecią wersję w ERP, digitalizacja tylko przyspieszy powstawanie błędów. Dane powinny powstawać raz i być ponownie wykorzystywane.

Specyfikacja eFTI została pomyślana właśnie tak, aby korzystać z informacji obecnych już w systemach TMS i ERP. W dobrze przygotowanej firmie platforma eFTI nie powinna więc stać się kolejnym miejscem do ręcznego przepisywania zlecenia.

Po trzecie: sprawdzić certyfikację rozwiązania. Dane przeznaczone do przekazywania organom w reżimie eFTI mają być przetwarzane przez certyfikowaną platformę. Certyfikat wydany po właściwej ocenie zgodności w jednym państwie członkowskim ma być uznawany w całej UE.

Samo hasło producenta „zgodne z eFTI” to za mało. W umowie z dostawcą trzeba sprawdzić przynajmniej:

• status i zakres certyfikacji platformy,
• sposób integracji przez API z używanym TMS-em,
• procedurę generowania i przekazywania UIL,
• możliwość pokazania danych przez kierowcę bez kontaktu telefonicznego ze spedytorem,
• zarządzanie uprawnieniami użytkowników,
• historię zmian i logi dostępu,
• sposób działania w przypadku awarii,
• eksport danych i warunki migracji do innego dostawcy,
• czas dostępności pomocy technicznej dla transportów realizowanych nocą i w weekendy.

Nie istnieje jedna urzędowa cena eFTI ani unijna opłata za wystawienie jednej przesyłki. Koszt jest kosztem komercyjnej platformy, licencji, integracji i obsługi, a rozporządzenie nie ustala cennika dla przedsiębiorców. Na etapie wyboru dostawcy porównanie wyłącznie ceny abonamentu będzie więc słabym kryterium. Dla przewoźnika wykonującego kilkaset operacji miesięcznie większym kosztem niż kilka dodatkowych euro za usługę może być ręczne przepisywanie każdej trasy albo awaria, podczas której 30 kierowców dzwoni równocześnie do jednej osoby w dyspozycji.

Najlepszym testem nie jest prezentacja handlowa dostawcy, tylko próbna kontrola. Kierowca dostaje konkretne zlecenie. Następnie bez pomocy działu IT powinien:

1. odnaleźć właściwy identyfikator,
2. pokazać kod do odczytu,
3. otworzyć czytelną wersję danych,
4. wykonać to samo po wylogowaniu aplikacji,
5. przejść procedurę zapasową po odłączeniu jednego z podstawowych kanałów dostępu.

Jeżeli procedura wymaga telefonu do spedytora przy każdym z tych punktów, firma nie ma jeszcze wdrożonego eFTI. Ma jedynie system informatyczny kupiony do eFTI.

FAQ

Czy od 9 lipca 2027 r. kierowca nie będzie już potrzebował papierowego CMR?
Nie. eFTI nie wprowadza automatycznego zakazu papierowego CMR i nie jest tym samym co e-CMR. Przewoźnik może przekazywać określone informacje regulacyjne przez eFTI, ale status listu przewozowego trzeba analizować również na podstawie przepisów dotyczących samej umowy przewozu i konkretnej operacji.

Czy korzystanie z eFTI będzie obowiązkowe dla firmy transportowej?
Nie ma ogólnego nakazu przejścia każdego przewoźnika na eFTI od 9 lipca 2027 r. Obowiązek polega przede wszystkim na tym, że właściwe organy muszą akceptować prawidłowo udostępnione dane elektroniczne. Firma, która wybierze eFTI, musi jednak korzystać z rozwiązania spełniającego wymagania systemu.

Czy zwykły PDF w telefonie będzie dokumentem eFTI?
Nie. eFTI opiera się na ustrukturyzowanych danych przetwarzanych na certyfikowanej platformie i udostępnianych organowi przez przewidziane do tego mechanizmy. PDF może być użyteczny operacyjnie, ale sam plik nie tworzy systemu eFTI.

Czy kierowca musi instalować specjalną aplikację?
Nie ma wymogu posiadania jednej konkretnej aplikacji. Kierowca musi jednak mieć praktyczny dostęp do identyfikatora UIL oraz możliwość pokazania informacji w formie czytelnej na urządzeniu elektronicznym, jeżeli zażąda tego kontrolujący.

Co zrobić, gdy podczas kontroli nie działa telefon albo internet?
Nie opierać procedury na jednym urządzeniu i jednym kanale dostępu. UIL może być przekazany również w postaci kodu umieszczonego na papierze. W firmowej instrukcji powinien istnieć scenariusz dla rozładowanego telefonu, braku sieci, awarii platformy i niedostępności dyspozytora. Sam wydruk kodu nie rozwiąże oczywiście awarii całej infrastruktury eFTI, ale usuwa jeden z najczęstszych punktów awarii po stronie kierowcy.

Czy eFTI zastąpi kontrolę tachografu i czasu pracy?
Nie. eFTI dotyczy elektronicznych informacji regulacyjnych związanych z transportem towarów. Kontrola tachografu, czasu prowadzenia, przerw i odpoczynków odbywa się na podstawie odrębnych przepisów i nie znika po wdrożeniu eFTI.

Czy kontrolujący dostanie dostęp do całego systemu przewoźnika?
Nie taki jest model eFTI. Organ wysyła uwierzytelnione żądanie dotyczące danych, do których ma odpowiednie uprawnienia. Platforma nie ma być otwartym dostępem administracji do całego TMS-u, klientów, stawek czy wszystkich zleceń przewoźnika.

Od czego zacząć przygotowania do 2027 roku?
Najpierw nie kupuj platformy. Weź trzy realne przewozy z firmy — zwykły międzynarodowy, kabotaż oraz ADR albo przewóz odpadów — i rozpisz dokument po dokumencie, jakie informacje kierowca musi dziś przedstawić podczas kontroli oraz skąd te dane pochodzą. Dopiero potem zaznacz elementy objęte eFTI i sprawdź, czy obecny TMS potrafi przekazywać je bez ręcznego przepisywania. Pierwszym błędem do usunięcia jest wielokrotne wpisywanie tych samych danych w różnych systemach; bez jego usunięcia eFTI tylko zdigitalizuje bałagan. Dodatkowe informacje na: https://moto-informacje.pl